Kommunikationskonzept

„Man kann nicht nicht kommunizieren.“

Paul Watzlawick

Dieses Kommunikationskonzept soll zu einer offenen und transparenten Schule beitragen. Damit soll dieses Konzept unser Leitbild unterstützen. Insbesondere werden folgende die Werte 1, 6 und 7 berührt:

Leitsatz 1: Erziehung - Werte leben

Wir begleiten und unterstützen jeden Einzelnen in gegenseitigem Respekt auf seinem Weg zu einer selbstbestimmten Persönlichkeit als verantwortungsvolles Mitglied der Gesellschaft.

Das Kommunikationskonzept soll dazu beitragen, dass alle Mitglieder der Schulgemeinschaft in einer offenen und friedfertigen Sprache und Umgangsform kommunizieren.

Die Lehrkräfte achten darauf, dass gemeinschaftlich eingeführte Regen – etwa zur E-Mail-Kommunikation eingehalten werden.

Leitsatz 6 - Leben in der Schule: Das Leibniz

Wir leben Schule als Lern- und Erfahrungsort im aktiven Miteinander von Schülerschaft, Eltern und Lehrkräften.

Alle Mitglieder der Schulgemeinschaft sollen sich in der Schule wohlfühlen und als Teil der Schule identifizieren. Klare Kommunikationswege sorgen für einen respektvollen Umgang miteinander. Auch Konflikte sollen so konstruktiv gelöst werden können.

Leitsatz 7 – Lehrer*innen: Kollegialer Zusammenhalt

Wir arbeiten gemeinsam im gegenseitigen Austausch verantwortlich an unseren Zielen.

Das Kommunikationskonzept kann zu einem transparenteren Schulmanagement und einer effizienteren Zusammenarbeit im Kollegium führen, wenn Anforderungen klar definiert werden. Klare Vorgehensweisen bei Konflikten vermindern Reibungsverluste und verbessern so die Zusammenarbeit im Kollegium.

Ziele des Kommunikationskonzepts

• Vertrauen, Verständnis schaffen, Beziehungen pflegen
• Zufriedenheit verbessern
• Kommunikationsanlässe schaffen, -hindernisse abbauen
• Klare Strukturen schaffen
• Kontinuierlicher Austausch
• Einbringen von Ideen und Mitwirkung/-gestaltung ermöglichen
• Identifikation schaffen
• Kritik annehmen, ernst nehmen, Eskalation vermeiden und Unterstützungsstrukturen aufzeigen

Kommunikationskanäle

Interne Kommunikation

• Kommunikationsformen:
  • E-Mail,
  • persönliches Gespräch,
  • Personalgespräch,
  • Informationsveranstaltungen,
  • Sitzungen der Mitwirkungsgremien,
  • Konferenzen,
  • Arbeitsgruppen,
  • Protokolle)

• Kommunikationskanäle:
  • IServ
  • Homepage
  • Aushänge
  • Vertretungsplan
  • Schwarzes Brett
  • Fächer im Lehrkräftezimmer
  • Telefonate

Externe Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit

• Kommunikationsformen:
  • Elternsprechtag/-abend,
  • Tag der offenen Tür,
  • Schulfest,
  • Kennenlernnachmittag,
  • Sitzungen mit Elterngremien,
  • Kontakte zur Presse)

• Kommunikationskanal
  • Homepage
  • Infobriefe
  • Telefonate
  • Presseartikel
  • Infobroschüren
  • Plakate

Kommunikation am Leibniz Gymnasium

Externe Kommunikation

Das Leibniz-Gymnasium möchte mit der externen Kommunikation in Form kontinuierlicher Berichterstattung Transparenz nach außen gewährleisten. Diese Kommunikation erfolgt regelmäßig, zeitnah und in angemessener Form. Die Schule informiert über das Schulprofil, Fächerangebot sowie Stundentafeln, AG-Angebote und die Besonderheiten als MINT-EC-Schule, Schule ohne Rassismus – Schule mit Courage und als Schule mit bilingualem Zweig.

Die konkreten Ziele der externen Kommunikation lassen sich wie folgt beschreiben:

1. Förderung der Schulidentität: Wir möchten durch gezielte Kommunikation unser Profil, unsere Werte und besonderen Stärken nach außen hin klar vermitteln.
2. Transparenz und Vertrauen: Wir streben danach, durch regelmäßige und transparente Informationen das Vertrauen von Eltern, Partnern und der Öffentlichkeit zu stärken.
3. Positive Außendarstellung: Wir möchten durch regelmäßige Berichterstattung und Präsenz in den Medien ein positives Image in der Öffentlichkeit aufbauen und pflegen.
4. Förderung der Zusammenarbeit: Durch die Kommunikation nach außen sollen Netzwerke und Kooperationen mit externen Partnern wie Unternehmen, Vereinen und anderen Bildungseinrichtungen gefördert werden.
5. Information und Aufklärung: Externe Kommunikation dient der sachlichen und umfassenden Information über schulische Entwicklungen, Projekte und Ereignisse, um das Verständnis und die Unterstützung der Schulgemeinschaft zu sichern.

Interne Kommunikation

Leitfaden für die Kommunikation zwischen Schüler*innen, Eltern und Lehrkräften am Leibniz-Gymnasium

Eltern und Schule setzen gemeinsam das Recht des Kindes auf Erziehung und Bildung um. Dies erfordert eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, die auf einer erfolgreichen Kommunikation zwischen Schüler*innen, Eltern und Lehrkräften basiert. Dieser Leitfaden soll allen Beteiligten Handlungssicherheit geben.

Gespräch der Schüler*innen mit der Lehrkraft

Bei aktuellen Problemen steht das Gespräch zwischen den Beteiligten – also Schüler*innen und Lehrkräften – an erster Stelle. Die Klassen-/Stufenleitungen, Vertrauenslehrer*innen oder Buddys können Mitschüler*innen hierbei unterstützen.

Kontaktaufnahme durch die Schule

Um Probleme zu lösen, setzen sich Schule und Lehrkräfte im Rahmen dieser Kommunikation in Abhängigkeit vom Anlass und der Dringlichkeit schriftlich, per Dienstmail oder telefonisch mit Eltern bzw. Erziehungsberechtigten in Verbindung. Letztere werden deshalb gebeten, Änderungen von Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zeitnah dem Sekretariat (schulleitung@leibniz-gymnasium.net) und der Klassenleitung mitzuteilen.

Kontaktaufnahme durch die Eltern

Das persönliche Gespräch und E-Mails an die Dienstadressen der Lehrkräfte sind die Wege der gemeinsamen Kommunikation. Auf Nachrichten über andere Kommunikationskanäle müssen Lehrkräfte nicht reagieren.

Terminvereinbarung

Eltern und Erziehungsberechtigte können Gespräche mit Lehrkräften entweder per E-Mail an deren Dienstadresse oder über das Kind, indem sie einen Eintrag ins Hausaufgabenheft oder eine separate Notiz schreiben, vereinbaren. Eine kurze Beschreibung des Anliegens erleichtert der Lehrkraft die Vorbereitung auf das Gespräch.

Arbeits- und Reaktionszeiten

Lehrkräfte fragen ihre Mails während ihrer üblichen Arbeitszeiten (Mo-Fr, 8-17 Uhr) regelmäßig ab und reagieren in angemessener Frist. Die Reaktionszeit beträgt in der Regel bis zu 48 Stunden an Werktagen. Im Krankheitsfall erfolgt keine Abwesenheitsnotiz, wodurch sich die Reaktionszeit verlängern kann. Ebenso gilt während der Schulferien, an schulfreien Tagen und Wochenenden keine Verpflichtung, auf Nachrichten zu reagieren.

Privatsphäre

Alle Beteiligten werden gebeten, die Privatsphäre der Lehrkräfte zu beachten. Selbst wenn private Handynummern bekannt sind, z. B. um während Klassenfahrten eine zeitnahe Kommunikation (Notfall) sicherzustellen, sollten diese keinesfalls außerhalb derartiger Schulveranstaltungen verwendet oder weitergegeben werden.

Reihenfolge der Konfliktregelung

Zur Lösung von Konflikten hat sich die konsequente Einhaltung einer Reihenfolge bewährt. Sofern das Problem nicht durch das direkte Gespräch zwischen Schüler*in und Lehrkraft oder Klassenleitung gelöst werden kann, sprechen zunächst die Eltern und die Lehrkraft miteinander. Danach stehen – in dieser Reihenfolge – die Klassenleitung, die Stufenleitung und die Schulleitung als Ansprech-partner zur Verfügung. Eltern steht jederzeit auch die Einbeziehung der Elternvertretung (z. B. Klassenpflegschaftsvertreter*in) offen.

Netiquette

NETIQUETTE und HINWEISE zur E-Mail-Kommunikation
am Leibniz-Gymnasium

Liebe Eltern und Erziehungsberechtigte,

am Leibniz-Gymnasium legen wir großen Wert auf konstruktive Zusammenarbeit und eine offene Kommunikation innerhalb der Schulgemeinde. Um den Austausch zwischen Eltern und Lehrkräften zu erleichtern, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, direkt per E-Mail mit allen Lehrerinnen und Lehrern des Gymnasiums in Kontakt zu treten.

Die allgemeine Form der E-Mail-Anschrift lautet:

namelehrkraft@gym-leibinz-ge.de

Die jeweilige Adresse der Lehrkraft erhalten Sie über folgenden Link:

Leibniz-Gymnasium - Kollegiumsliste

Des Weiteren soll der Austausch nicht über den Account des eigenen Kindes erfolgen.

WANN sollten Sie eine Kontaktaufnahme per E-Mail nutzen?

Die E-Mail ist eine Möglichkeit bei wichtigen, konkreten Angelegenheiten mit einer Lehrkraft den ersten Kontakt aufzunehmen. Insbesondere dann, wenn es sich um ein Thema handelt, bei dem Ihr Kind nicht involviert sein soll. Fragen Sie sich bitte, bevor Sie Ihre E-Mail schreiben:

• Ist meine Mail absolut notwendig?
• Kann das Thema zwischen Schüler*innen und Lehrer*innen besprochen bzw. geklärt werden?
• Kann ich mir die Informationen woanders beschaffen (z. B. Homepage, Elternbeirat)?
• Ist die Mail das beste Mittel für meine Nachfrage bzw. Botschaft?

Bitte beachten Sie, dass E-Mails ein asynchrones Kommunikationsmittel sind. Der Empfänger erhält Ihre Nachricht nicht sofort und eine Antwort kann zeitverzögert erfolgen. Daher ist E-Mail nicht für dringende Mitteilungen oder Anfragen (z. B. Krankmeldungen), die umgehend die Lehrkraft erreichen müssen, geeignet.

WIE sollte Ihre E-Mail aussehen?

Wie bei einer direkten, persönlichen Kommunikationssituation ist auch in einer Mail auf sprachlicher Ebene ein offener und respektvoller Umgang angebracht. Die folgenden Kommunikationsregeln – die so genannte „Netiquette“ – sollen dabei als Orientierung dienen:

• Die „Betreff“-Zeile sollten Sie bitte immer nutzen. Damit fassen Sie den Inhalt der Mail kurz und fokussiert zusammen.
• Empfänger sind nur diejenigen, auf die in der Mail Bezug genommen wird, d.h. die Personen, die direkt angesprochen werden. „Kopie“ wird nicht als Eskalationsstufe verfremdet, „Blindkopie“ wird nicht verwendet.
• Sind Anhänge notwendig, sollten diese in einem allgemein lesbaren Format erstellt werden, um Kompatibilitätsprobleme auf Empfängerseite zu vermeiden. Die Dateigröße darf 36 MB nicht überschreiten.
• Achten Sie bei schriftlicher Kommunikation auf eine angemessene Form (höfliche Anrede [Liebe.., sehr geehrte/r Frau/ Herr], abschließende Grußformel, …)
• Versuchen Sie Ihr Anliegen so knapp wie möglich zu formulieren, aber dennoch verständlich.
• Geben Sie eine Telefonnummer an, dann kann die Lehrkraft ggfs. auch telefonisch mit Ihnen Kontakt aufnehmen.
• Verwenden Sie eine E-Mail nur bei positiven/neutralen Botschaften. Klären Sie komplizierte Themen, Konflikte oder Probleme immer in einem persönlichen Gespräch mit der Lehrkraft und nutzen Sie die Mail für einen Erstkontakt zur Terminvereinbarung. Ein kurzes Telefonat bzw. persönliches Gespräch ist häufig besser als ein umfangreicher E-Mail-Verkehr.
• Je nach Anlass und Inhalt der E-Mail werden diese nur zur Kenntnis genommen und nicht beantwortet. Die Beantwortung einer E-Mail durch die Lehrkraft erfolgt in einem angemessenen Zeitraum (bis zu 48 Stunden an Werktagen), was nicht sofort oder im Laufe des Tages heißt. Daher sollen wichtige Anliegen auch in der Schule geklärt werden.
• In virtuellen Kommunikationsformen ist kein Raum für Ironie, Zynismus und Sarkasmus. Denken Sie daran, dass die Wahrnehmungssituation, die es Ihrem Gegenüber erlaubt, wie in einem persönlichen Gespräch, durch Gestik und Mimik Ihre Stimmungen und Gefühle abzulesen und daraus Meinungen zu antizipieren, fehlt.
• „Ich“-Botschaften helfen Ihnen, den eigenen Standpunkt darzustellen. „Immer höflich und sachlich bleiben!“ sollte unsere Devise sein. Dabei hilft manchmal folgender Tipp: E-Mail zunächst ohne Empfänger schreiben, eine Nacht darüber schlafen, dann erst Adressat einfügen und abschicken.
  

Schüler*innen: WIE sollte Deine E-Mail aussehen?

Wie bei einer direkten, persönlichen Kommunikationssituation ist auch in einer Mail auf sprachlicher Ebene ein offener und respektvoller Umgang angebracht. Die folgenden Kommunikationsregeln – die so genannte „Netiquette“ – sollen dabei als Orientierung dienen:

• Die „Betreff“-Zeile solltest Du immer nutzen. Damit fasst Du den Inhalt deiner Mail kurz zusammen.
• Empfänger sind nur diejenigen, auf die in der Mail Bezug genommen wird, d.h. die Personen, die direkt angesprochen werden. Bei „Kopien“ und „Blindkopien“ sind keine weiteren Personen hinzuzufügen.
• Sind Anhänge notwendig, sollten diese in einem allgemein lesbaren Format, wie z.B. pdf-Dateien erstellt werden und es sollte im Text darauf hingewiesen werden. Die Dateigröße darf 36 MB nicht überschreiten.
• Achte bei schriftlicher Kommunikation auf eine angemessene Form (sprachliche Richtigkeit wie Satzbau, Zeichensetzung sowie Groß- und Kleinschreibung, höfliche Anrede mit Nennung des Namens der Person/en [Liebe.., Sehr geehrte/r Frau/ Herr], abschließende Grußformel, …)
• Versuche Dein Anliegen so knapp wie möglich zu formulieren, aber dennoch verständlich.
• Alle Anliegen, die persönlich in der Schule mit der Lehrkraft geklärt werden können, sollen auch vorrangig dort geklärt werden und nicht per E-Mail. Dies umfasst zum Beispiel Beurlaubungen in der Oberstufe, Nachfragen zu Inhalten von schriftlichen Überprüfungen oder Klassenarbeiten/Klausuren, Hausaufgabeninhalten oder Ähnliches).
• Informationen, die alle Schüler*innen einer Klasse/eines Kurses betreffen, sollen sich in erster Linie über Mitschüler*innen besorgt Dies umfasst z. B. Hausaufgaben, verpasste Inhalte aufgrund von Abwesenheit in der Schule, Vertretungsstunden, mitzubringende Materialien und weiteres.
• Je nach Anlass und Inhalt der E-Mail werden diese nur zur Kenntnis genommen und nicht beantwortet. Die Beantwortung einer E-Mail durch die Lehrkraft erfolgt in einem angemessenen Zeitraum (bis zu 48 Stunden an Werktagen), was nicht sofort oder im Laufe des Tages heißt. Daher sollen wichtige Anliegen auch in der Schule geklärt werden.
• Im E-Mail-Verkehr ist kein Raum für Ironie, Zynismus und Sarkasmus.

Kolleg*innen: WIE sollte Ihre E-Mail aussehen?

Wie bei einer direkten, persönlichen Kommunikationssituation ist auch in einer Mail auf sprachlicher Ebene ein offener und respektvoller Umgang angebracht. Die folgenden Kommunikationsregeln – die so genannte „Netiquette“ – sollen dabei als Orientierung dienen:

• Die „Betreff“-Zeile sollten Sie immer nutzen. Damit fasst Sie den Inhalt Ihrer Mail kurz zusammen. Intention der Mail (Bitte, Frage oder Information/Kenntnisnahme)
• Empfänger sind nur diejenigen, auf die in der Mail Bezug genommen wird, d.h. die Personen, die direkt angesprochen werden. Kopien und Blindkopien sollten nur Personen hinzuzufügen werden, die über das Anliegen unbedingt in Kenntnis gesetzt werden sollen.
• E-Mails an das gesamte Kollegium sollten mit Bedacht gewählt werden.
• Werde Hinweise auf abgelegtes Material in Ordnern verwiesen, soll der Link kopieret werden statt den Weg zum Ordner zu benennen
• Sind Anhänge notwendig, sollten diese in einem allgemein lesbaren Format, wie z.B. pdf-Dateien, erstellt werden und es sollte im Text darauf hingewiesen werden. Die Dateigröße darf 36 MB nicht überschreiten.
• Wenn auf Dateien verwiesen wird, dann soll in der E-Mail der Link eingefügt werden. Auf eine Beschreibung von Dateipfaden in Textform soll verzichtet werden (z. B. Lehrer > Kommunikationskonzept > Externe Kommunikation).
• Achten Sie bei schriftlicher Kommunikation auf eine angemessene Form (höfliche Anrede, abschließende Grußformel, …)
• Versuchen Sie Ihr Anliegen so knapp wie möglich zu formulieren.
• Alle Anliegen, die persönlich in der Schule mit der Lehrkraft geklärt werden können, sollen auch vorrangig dort geklärt werden und nicht per E-Mail, um einen ausufernden E-Mail-Verkehr zu verhindern.
• Je nach Anlass und Inhalt der E-Mail werden diese nur zur Kenntnis genommen und nicht beantwortet. Die Beantwortung einer E-Mail durch die Lehrkraft erfolgt in einem angemessenen Zeitraum (bis zu 48 Stunden an Werktagen), was aber nicht sofort oder im Laufe des Tages bedeutet. Daher sollen wichtige Anliegen auch in der Schule geklärt werden. Am Wochenende ist keine Lehrkraft verpflichtet E-Mails zur Kenntnis zu nehmen.
• Schüler*innen muss eine angemessene Zeit zur Kenntnisnahme bzw. Beantwortung eingeräumt Damit ist gemeint, dass eine um 20 Uhr verfasste E-Mail u.U. nicht mehr von allen zur Kenntnis genommen wird und damit auf deren Inhalt nicht mehr reagiert werden kann. Dies umfasst auch die Wochenendreglung wie bei den Kolleg*innen.
• Im E-Mail-Verkehr ist kein Raum für Ironie, Zynismus und Sarkasmus.

Schulische Abmeldungen 

• Melden Sie ihr Kind in Krankheitsfällen oder anderen Fällen einer Nichtteilnahme am Unterricht in der Zeit von 7:30 bis 8:20 Uhr telefonisch über das Sekretariat ab. Es reicht eine Mitteilung auf den Anrufbeantworter.
• Am ersten Schultag der Anwesenheit Ihres Kindes, gibt dieses eine schriftliche Entschuldigung mit Grund der Abwesenheit an das Klassenlehrerteam bzw. Stufenleitungsteam ab. Atteste oder Bescheinigungen vom Arzt belegen diese zusätzlich.
• Beurlaubungen sind im Vorfeld über die Klassenleitung/Stufenleitung schriftlich zu beantragen (Brief, keine E-Mail). Dies umfasst alle planbaren Termine, wie z.B. nicht verlegbare Behördengänge, Arzttermine, Führerscheinprüfungen.
• Die Klassenleitung/Stufenleitung kann maximal für zwei Tage eine Beurlaubung aussprechen, wenn Sie nicht unmittelbar vor oder nach den Ferien liegt.
• Alle anderen Beurlaubungsanträge müssen schriftlich per Brief bei der Schulleitung eingereicht werden. Eine Beurlaubung per E-Mail wird nicht akzeptiert. Anträge müssen frühestmöglich gestellt werden.
• Bei Klassenarbeit und Klausuren ist eine telefonische Abmeldung über das Sekretariat zwingend notwendig, um das Recht auf einen Nachschreibtermin zu wahren.
• Eine Nichtteilnahme aus gesundheitlichen Gründen am Sport- und Schwimmunterricht wird nur durch eine zu Unterrichtsbeginn abgegebene schriftliche Entschuldigung durch die Erziehungsberechtigten entschuldigt.

Etikette beim Zuspätkommen 

• Zunächst wird an die Tür des Raumes geklopft.
• Beim Eintreten wird sich für das Zuspätkommen mit einer Begründung entschuldigt.
• Die Lehrkraft entscheidet, ob Maßnahmen aufgrund des einmaligen oder mehrfachen Zuspätkommens ergriffen werden. Das Verschlafen als Grund für das Zuspätkommen wird als unentschuldigtes Fehlen angesehen. Auch ständiges Zuspätkommen durch einen unpünktlichen ÖPNV kann nicht dauerhaft entschuldigt werden, notfalls muss eine Bahn/ein Bus eher genommen werden.

Wir wünschen uns einen respektvollen Umgang miteinander und einen angenehmen Kommunikationsstil.

Die Schulleitung

Konfliktverhalten

Konfliktgespräche

Folgende Regelungen sollen dazu dienen, die Kommunikation in schwierigen Konfliktfällen zu versachlichen. Keinesfalls soll dadurch die Kommunikation innerhalb des Kollegiums erschwert werden. Informellere Gespräche oder Informationsgespräche sind weiterhin erwünscht.

Konfliktfällen unter Kolleg*innen

Bei Konfliktfällen unter Kolleg*innen soll in der Regel ein dreistufiges Verfahren eingehalten werden, um Konflikte nicht eskalieren zu lassen.

1. Persönliches Gespräch
2. Gespräch mit Vertrauten (Lehrerrat) mit vermittelnder Funktion
3. Gespräch mit Schulleitung

Konflikt Kolleg*in mit Schulleitung

Bei Konflikten oder Problemen, die Kolleg*innen mit der Schulleitung besprechen wollen, sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• Termin über das Sekretariat vereinbaren, dabei wird der Gesprächsanlass benannt
• Je nach Gesprächsanlass können/ müssen Kollegen als Experten hinzugezogen werden
• Möglichkeit, Vertrauten mitzubringen, beiden Seiten wird die Möglichkeit eröffnet, dies muss im Voraus kommuniziert werden
• Unterricht soll dafür nicht ausfallen
• Gespräche mit der Schulleitung sind keine Dienstgespräche, die Zuziehung externer Begleitung bedarf der Zustimmung der Schulleitung

Dienstliches Gespräch der Schulleitung mit Kolleg*in

• Dienstliches Gespräch kein Dienstgespräch
• Einladung zum Gespräch erfolgt per E-Mail
• Thema und Art des Gesprächs sollen enthalten sein
• Möglichkeit, Vertrauten mitzubringen, beiden Seiten wird die Möglichkeit eröffnet, dies muss im Voraus kommuniziert werden
• Es sollte ein Protokoll angefertigt werden